Aanleiding
Welkom als stagiair bij Stichting VO Haaglanden (VOH). Bij VOH werken wij zo veel mogelijk digitaal omdat dit duurzamer en veiliger is. Daarom is de aanlevering van benodigde informatie zo veel mogelijk gedigitaliseerd, zodat jouw persoonlijke gegevens veilig worden verwerkt en opgeslagen.
Onderdeel hiervan is dat jij er voor verantwoordelijk bent dat wij de juiste gegevens van jou krijgen om jouw stagevergoeding te kunnen uitbetalen. Je wordt dus zelf meer verantwoordelijk voor jouw onboarding als stagiair. Hieronder leggen we uit hoe dit eruit ziet. Uiteraard kan je bij vragen altijd contact opnemen met personeelszaken en/of contactpersoon van je school.
Inlog HR2day
HR2day is ons HR-systeem, om verder te gaan is het van belang dat je een geldige inlog in HR2day hebt. Dit gebeurt via een email die je vanuit VOH hebt ontvangen. Heb je deze nog niet ontvangen dan kun je ook niet in HR2day inloggen en dus ook niet in jouw digitale omgeving komen. Neem dan contact op met personeelszaken
Nu volgt de uitleg over jouw HR2day omgeving. Lees deze goed door en doorloop alle stappen om een goed beeld te krijgen.
Employee Interaction Center in HR2day
Hoofdpagina EIC
Wanneer je bent ingelogd in HR2day kom je of ga je naar je wat het Employee Interaction Center (EIC) wordt genoemd toe. In deze omgeving zie jij al je personeelszaken. Afhankelijk van het profiel wat jij als gebruiker hebt kan het zijn dat je niet meteen op je EIC komt.
Hieronder een voorbeeld.
Je EIC is jouw persoonlijke omgeving in HR2day waarin jij jouw salarisspecificaties, persoonlijke gegevens, wijzigingen kunt doorgeven of digitale dossier kunt inzien.
Druk vervolgens op het Interaction Center en je komt onderstaande weergave tegen. We beginnen hier met stap 1.
Documenten: Hier kun jij in jouw digitale dossier kijken en vind je documenten die jij mag zien.
Gegevens:
Hier vind je gegevens die jouw stageschool van jou in het bezit heeft, denk aan bijvoorbeeld het adres maar ook of je een VOG hebt.
Berichten:
Je stageschool werkt met ‘push’ berichten. Hier vind je mogelijk diverse berichten terug zoals: er staat een salarisspecificatie klaar. Indien jij ook de HR2day app gebruikt en daar hebt aanstaan dat je ‘push’ berichten wilt ontvangen dan krijg je deze ook op je mobiele device.
Acties en processen
Onder de knop Acties en processen vind je alles waar jij als gebruiker wat van kan vinden of moet vinden. Hieronder kort uitgelegd wat ze betekenen.
Openstaande acties
Hier staan berichten waar jij wat mee moet doen.
Lopende processen
Hier staan processen welke jij hebt ingediend. Deze zijn dus nog NIET verwerkt.
Afgeronde processen
Hier staan de processen die afgerond zijn. Afgeronde processen kunnen leiden tot een uitbetaling.
Ook vind je deze berichten terug wanneer je in je (E)IC kijkt onder berichten. Hieronder zijn er bijvoorbeeld 11 berichten ontvangen.
Wanneer je acties of lopende processen hebt (die heb je bij start stage) dan zie je dit onder deze tegel terug.
Onboarding VOH
Start stage bij VOH
De acties die je hebt ontvangen hebben elk een doel. Samen is het doel je zo goed mogelijk te begeleiden. Denk aan het doorgeven van de loonheffingskorting of jouw bankgegevens. We bespreken hier de acties die met je onboarding te maken hebben.
Welkom in dienst bericht
Geeft je informatie over je indienstreding.
Formulier rekeningnummer
Vraagt je IBAN uit om je stagevergoeding op over te maken.
Formulier loonheffing
Vraagt of je de loonheffingskorting wilt toepassen.
Registratie adresgegevens
Vraagt om je adresgegevens aan te passen of in te vullen (indien onbekend)
Verplicht of niet
Sommige acties zijn verplicht. Verplicht betekent dat je via een aangesloten proces informatie moet doorgeven. Dit klinkt dwingend, maar je werkgever heeft bepaalde gegevens van jou nodig om tot een goede salarisverwerking te komen. Denk bijvoorbeeld aan je IBAN.
Dit leggen we in deze paragraaf aan je uit. Andere acties kun je invullen als deze van toepassing zijn.
Processen en acties (en voorbeeld verplichte actie)
Wanneer een actie een verplichte handeling vraagt moet je aansluitend het proces starten wat aan deze actie is gekoppeld. Wanneer je bijvoorbeeld op de actie 3. Formulier Loonheffing drukt, zoals hieronder weergegeven,
verschijnt er vervolgens een pop-up Acties. Onder het veld Acties vind je 1 of meerdere processen. We zien hieronder dat er aan deze actie 3. Loonheffingsformulier aanwezig is. Je klikt hierop.
Je komt vervolgens in het proces Loonheffingsformulier terecht, vult daar de ingangsdatum in en drukt op Gegevens ophalen. Bij indiensttreding is de ingangsdatum van een proces vaak gelijk aan de Startdatum stage.
Kies je een verkeerde datum dan kan het zijn dat je een rode or een oranje foutmelding te zien krijgt. Je kan dan bij een rode foutmelding niet verder en dient deze eerst op te lossen. Bij oranje is het goed om te lezen of je de boodschap wilt uitvoeren, maar je kan wel verder.
Onder de velden Procesgegevens en Wijziging vind je (mogelijk) aanvullende informatie over het proces. In onderstaand voorbeeld wordt aan jou gevraagd of jij de loonheffingskorting wel of niet (standaard is nee de waarde) wilt toepassen op de bruto stagevergoeding die je krijgt.
Extra informatie
informatie:
Onder sommige processen vind je extra informatie terug over het onderwerp. Dit om jou optimaal te helpen een juiste keuze te maken. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met Personeelszaken (PSA). Dit kan op jouw locatie zijn of op het Bestuurskantoor te Parkstraat 83.
Heb je het proces vervolgens ingediend (de knop zit rechtsboven)
dan verdwijnt de actie onder Mijn acties en processen en is deze terug te vinden onder lopende processen.
Heb je alle acties doorlopen dan kan het zijn dat al jouw Openstaande acties zijn verdwenen. Dit kan gebeuren doordat jij ze hebt afgevinkt of doordat jij het aansluitend proces hebt ingediend.
Status lopende
Ben je zelf benieuwd waar het proces zich bevind binnen de organisatie? Onder Lopende processen vind je dit terug. De eerste status van een ingediend proces is Ingediend/ in behandeling. Uiteindelijk wil je dat deze goedgekeurd wordt.
Status afgerond
Uiteindelijk kun je onder afgeronde processen terugvinden welke processen afgerond zijn.
Super! We kunnen je invoer nu verder afronden. Veel plezier in je stage bij VOH.
EINDE EIC WERKINSTRUCTIE VOH