Werkinstructies onboarding voor een nieuwe collega

Welkom in dienst bij Stichting VO Haaglanden (VOH). Bij VOH werken wij zo veel mogelijk digitaal omdat dit duurzamer en veiliger is. Daarom is het indiensttredingsproces zo veel mogelijk gedigitaliseerd, zodat jouw persoonlijke gegevens veilig worden verwerkt en opgeslagen.

Onderdeel van de indiensttreding is dat jij er voor verantwoordelijk bent dat wij de juiste gegevens van jou krijgen om jouw arbeidsovereenkomst op te stellen. Je wordt zelf verantwoordelijk voor jouw onboarding. Wanneer een medewerker in dienst komt, zal deze verschillende berichten ontvangen om zo de indiensttreding in goede banen te leiden en het personeelsdossier compleet te maken. Hieronder leggen we uit hoe dit eruit ziet. Uiteraard kan je bij vragen altijd contact opnemen met personeelszaken en/of de contactpersoon van jouw school.

Aanmelden/inloggen

Eerste keer inloggen in HR2day

Om de eerste keer in te loggen in HR2day doe je het volgende:

Ga naar: https://hr2day-3701.my.site.com/vohaaglanden
Voer jouw privé emailadres in (het emailadres waarnaar deze email is gestuurd) en vraag een nieuw wachtwoord aan.
Nadat je een wachtwoord hebt ontvangen log je in met jouw privé email en dat wachtwoord.

Nadat je ingelogd bent in HR2day vragen wij je jouw gegevens aan te vullen. Klik hiervoor in het paneel Acties op Wijziging doorgeven.

Ieder proces start je met het invoeren van de ingangsdatum van de wijziging. Geef hier de datum van de indiensttreding op. Klik vervolgens op Gegevens ophalen.
Voer de gevraagde gegevens in (* is verplicht) en klik op Indienen.

Inlog HR2day

HR2day is ons HR-systeem, om verder te gaan is het van belang dat je een geldige inlog in HR2day hebt. Dit gebeurt via een email die je vanuit VOH hebt ontvangen. Heb je deze nog niet ontvangen dan kun je ook niet in HR2day inloggen en dus ook niet in jouw digitale omgeving komen. Neem dan contact op met personeelszaken van jouw school.

Nu volgt de uitleg over jouw HR2day omgeving. Lees deze goed door en doorloop alle stappen ( 1 t/m 7) om een goed beeld te krijgen van de te doorlopen administratieve stappen bij de onboarding als nieuwe medewerker.

Employee Interaction Center in HR2day

Hoofdpagina EIC

Wanneer je bent ingelogd in HR2day kom je óf ga je naar wat het Employee Interaction Center (EIC) wordt genoemd toe. In deze omgeving zie jij al jouw personeelszaken.

Let op: Afhankelijk van het profiel wat jij als gebruiker hebt, kan het zijn dat je niet meteen op je EIC komt. Bij bepaalde profielen, bijvoorbeeld een manager, kun je namelijk kiezen tussen je persoonlijke EIC

Hieronder een voorbeeld.

Jouw EIC is jouw persoonlijke omgeving in HR2day waarin jij jouw salarisspecificaties, persoonlijke gegevens, wijzigingen kunt doorgeven of jouw digitale dossier kunt inzien.

Druk vervolgens op het Interaction Center en je komt onderstaande weergave tegen. We beginnen hier met stap 1.

Documenten

Dit is jouw digitale dossier. Deze kun je bekijken en hier vind je documenten die met je gedeeld zijn en jij mag inzien.

Gegevens

Hier vind je gegevens die jouw school van jou in het bezit heeft, denk bijvoorbeeld aan het adres, burgerlijke staat, maar ook of je een VOG hebt en wat jouw functie is.

Berichten

VOH werkt met ‘push’ berichten. Hier vind je mogelijk diverse berichten terug zoals: er staat een salarisspecificatie klaar. Indien jij ook de HR2day app gebruikt en daar hebt aanstaan dat je ‘push’ berichten wilt ontvangen dan krijg je deze ook op je mobiele device.

Acties en processen

Onder de knop Acties en processen vind je alles waar jij als gebruiker wat van kan vinden of moet vinden. Hieronder wordt kort uitgelegd wat deze acties en processen betekenen.

Openstaande acties

Hier staan berichten waar jij wat mee moet doen.

Lopende processen

Hier staan processen welke jij hebt ingediend. Deze zijn dus nog NIET verwerkt.

Afgeronde processen

Hier staan de processen die afgerond zijn. Afgeronde processen kunnen leiden tot b.v. een uitbetaling.

Deze berichten vind je ook terug in (E)IC onder de tegel berichten. Hieronder zijn er bijvoorbeeld 11 berichten ontvangen.

Wanneer je acties of lopende processen hebt (die heb je bij indiensttreding) dan zie je dit onder deze tegel terug. Hieronder een voorbeeld wat jij mag verwachten bij indiensttreding.

Onboarding VOH

In dienst bij VOH

De acties die je hebt ontvangen hebben elk een doel. Samen is het doel jouw indiensttreding/onboarding zo goed mogelijk te begeleiden. Denk aan het doorgeven van de loonheffingskorting of jouw bankgegevens. We bespreken hier de acties die met jouw onboarding te maken hebben.

Welkom indienst bericht

Geeft je informatie over je indienstreding.

Arbeidsvoorwaardelijke uitleg

Geeft je informatie over jouw arbeidsvoorwaarden bij VOH.

Formulier rekeningnummer

Vraagt je IBAN uit om je salaris op over te maken.

Overeenkomst fiscaal voordeel reiskosten

Vraagt of je mee wilt doen aan een fiscale regeling binnen VOH.

Formulier loonheffing

Vraagt of je de loonheffingskorting wil toepassen.

Registratie adresgegevens

Vraagt om je adresgegevens aan te passen of in te vullen (indien onbekend).

Aanvraag formulier woon/werk vergoeding

Vraagt of je woon/werk vergoeding mag (of kan) ontvangen.

Staat van dienst

Vraagt of jij jouw arbeidsverleden wilt registreren ( Kan van toepassing zijn op een ambtsjubileum).

Registratie opleiding

Vraagt of een opleiding gevolgd is t.b.v de functie.

Overeenkomst fiscaal voordeel overige doelen

Vraagt of je mee wilt doen aan een fiscale regeling binnen VOH.

Verplicht of niet

Sommige acties zijn verplicht. Verplicht betekent dat je via een aangesloten proces informatie moet doorgeven. Dit klinkt dwingend, maar je werkgever heeft bepaalde gegevens van jou nodig om tot een goede salarisverwerking te komen. Denk bijvoorbeeld aan je IBAN.

Dit leggen we in deze paragraaf aan je uit. Andere acties kun je invullen als deze van toepassing zijn. Het kan zijn dat VOH je eerste werkgever is en dat er nog geen Arbeidsverleden aanwezig is van andere onderwijs werkgevers. Je kunt dit dan afvinken. De actie verdwijnt dan.

Voorbeeld arbeidsverleden (niet verplicht)

Is er wel een Arbeidsverleden in het onderwijs aanwezig? Dan kun je alsnog deze actie gebruiken door erop te klikken. Je kunt dan het aansluitende proces gebruiken

Processen en acties (en voorbeeld verplichte actie)

Wanneer een actie een verplichte handeling, vraagt moet je aansluitend het proces starten wat aan deze actie is gekoppeld. Wanneer je bijvoorbeeld op de actie 3. Formulier Loonheffing drukt, zoals hieronder weergegeven,

verschijnt er vervolgens een pop-up Acties. Onder het veld Acties vind je 1 of meerdere processen. We zien hieronder dat er aan deze actie de volgende actie gekoppeld is: 3. Loonheffingsformulier. Je klikt hierop.

Je komt vervolgens in het proces Loonheffingsformulier terecht, vult daar de ingangsdatum in en drukt op Gegevens ophalen. Bij indiensttreding is de ingangsdatum van een proces vaak gelijk aan de datum in dienst.

Kies je een verkeerde datum dan kan het zijn dat je een rode of een oranje foutmelding te zien krijgt. Je kan dan bij een rode foutmelding niet verder en dient de foutmelding eerst op te lossen. Bij oranje is het goed om te lezen of je de actie in de melding wilt uitvoeren, maar je kan wel verder.

Onder de velden Procesgegevens en Wijziging vind je (mogelijk) aanvullende informatie over het proces. In onderstaand voorbeeld wordt aan jou gevraagd of jij de loonheffingskorting wel of niet (standaard is nee de waarde) wilt toepassen op het bruto inkomen wat jij bij VOH geniet.

Extra informatie Extra

informatie:

Onder sommige processen vind je extra informatie terug over het onderwerp. Dit om jou optimaal te helpen een juiste keuze te maken. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met Personeelszaken. Dit kan op jouw locatie zijn of op het Bestuurs- en Servicekantoor aan de Parkstraat 83.

Heb je het proces vervolgens ingediend (de knop zit rechtsboven)

dan verdwijnt de actie onder Mijn acties en processen en is deze terug te vinden onder lopende processen.

Heb je alle acties doorlopen dan kan het zijn dat al jouw Openstaande acties zijn verdwenen. Dit kan gebeuren doordat jij ze hebt afgevinkt of doordat jij het aansluitend proces hebt ingediend.

Status lopende

Ben je zelf benieuwd waar het proces zich bevindt binnen de organisatie? Onder Lopende processen vind je dit terug. De eerste status van een ingediend proces is Ingediend/ in behandeling. Uiteindelijk wil je dat deze Goedgekeurd wordt.

Door er op te klikken kun je terug vinden waar het proces zich bevindt. Hieronder een voorbeeld.

Status afgerond

Uiteindelijk kun je onder afgeronde processen terugvinden welke processen afgerond zijn. Hieronder een voorbeeld.

Super! Jouw school kan jouw onboarding nu verder afronden. Veel plezier en succes in je nieuwe functie bij VOH.

Informatie EIC

EIC en meer?

Afhankelijk waar jouw school je toegang toe heeft gegeven kun je meer informatie vinden over de mogelijkheden van jouw eigen EIC. Door op het ? te drukken. Hier wordt uitleg gegeven wat je waar kunt vinden. Ben je benieuwd waar je salarisspecificatie staat of wil je een declaratie indienen? Kijk gerust rond!

Vraag en antwoord

Vraag: Is het inderdaad de bedoeling dat ik geheel met mijn persoonlijke Microsoft-account (mijn privé-mail) toegang krijg tot HR2day?

Antwoord: Ja, je krijgt op de datum in dienst een account op de school waar je werkt en op dat moment koppelen we dat account aan HR2day, omdat je dat account nu nog niet hebt koppelen we eerst het privé account.

Vraag: had ik eigenlijk op een andere manier of via een ander soort (werk gerelateerd) account moeten inloggen?

Antwoord: Nee.

Vraag: Is het wel veilig/bedoeld om mijn privé Microsoft-account direct aan HR2day te koppelen?

Antwoord: dit is veilig, het enige dat er gebeurd is dat HR2day het account van Microsoft vertrouwt waardoor je met de bij jou bekende inlognaam en wachtwoord kan inloggen. Dit scheelt weer een apart account. Nadat je een account op school hebt gehad verwijderen wij de koppeling automatisch.